След появата и разпространението на Covid – 19 хората се сблъскаха с нова действителност, която ги накара да живеят, мислят и работят по напълно непознат за тях начин. Светът на бизнеса претърпя редица трансформации, защото социалната изолация наложи нови модели на поведение и мерки за безопасност. Има някои важни фактори, които трябва да се вземат под внимание! Независимо дали вече сте отворили повторно своя офис, или тепърва ви предстои наемане на бизнес имот, има някои фактори, които е препоръчително да вземете под внимание.

Какви стъпки трябва да бъдат предприети преди да се върнат служителите на работа в офиса?

1. Изготвяне на план/ стратегия за реорганизация на работния процес

След като извънредната епидемиологична обстановка наложи затварянето на офисите, тяхното повторно отваряне трябва да отговаря на новата реалност, защото вирусът COVID – 19  все още е глобална заплаха, с непредвидими темпове на разпространение. Именно затова е препоръчително корпорациите да сформират екипи, в които да участват мениджъри, специалисти „Човешки ресурси“ и експерти по комуникации, за да се вземат управленски решения, свързани с новия модел на работа. След като бъдат набелязани целите е добре да бъдат разпределени отговорностите по изпълнението на съответните задачи и да бъдат поставени съответните срокове. Хубаво е екипът да разработи не само настоящ, но и бъдещ план за реорганизация на работния процес, за да бъде подготвен при евентуално настъпване на втора вълна от COVID -19.

2. Запознаване на служителите с новата реорганизация на офис пространството

След изготвянето на информацията всички служители трябва да бъдат запознати с нея, за да са наясно с новите правила в офиса. Важно е да бъде избран единен метод за уведомяването им и да се използва само той, за да знаят те къде да търсят актуализации по темата. От съществено значение е получаването на обратна връзка от служителите, защото някои от тях могат да имат здравословни проблеми, които ги правят по-податливи на усложнения, дължащи се на Covid – 19.

Важно е да информирате служителите си за новата реорганизация на офис пространството, защото то ще бъде различно след повторното му отваряне и те трябва да знаят какви са новите правила в него. Комуникацията с тях трябва да бъде в две направления: 1. Какво се изисква от тях да спазват като правила и 2. Какво вече е направено и какво предстои, за да се осигури максималната им безопасност на работа.

3. Създаване на нови модели на работа

С цел предотвратяване на втора вълна на вируса и повишаване безопасността на работния процес, много компании планират поетапно завръщане на служителите си в офиса. Част от по-големите корпорации са се съсредоточили върху изготвяне на план-график за работа на смени, за да бъде избегнат риска от струпвания на голяма група от хора. Мениджърите се изправят пред предизвикателство да разработят и приложат успешен, нов модел на работа. Някои компании предвиждат въвеждане на различно работно време за различните групи от хора, възможност за дистанционна работа на част от колектива, активно използване на онлайн платформи за провеждане на срещи с колеги и партньори и др.

4. Редизайн

Новата тенденция за реорганизация на офисите е в посока осигуряване на повече лично пространство и говори за преосмисляне на самия подход към функционалното разпределение на работната площ. Някои компании обмислят преустройството на своите офиси и монтирането на прегради между работните места, за да осигурят максимална безопасна среда за своите служители. Други променят изцяло дизайна и функционалното разпределение на мебелите, за да осигурят необходимата социална дистанция. Работното място след COVID- 19  наложи нови тенденции в дизайна и функционалността. Пространствата от отворен тип, в които бюрата са подредени в дълги редици вече не е предпочитан вариант, дори напротив – много компании мислят за отделяне на работните пространства едно от друго посредством прегради от стъкло, или плексиглас. По отношение на самите мебели – най- предпочитани се очертава да бъдат тези, които се почистват лесно. Един от най-важните фактори при избора им ще бъде колко лесни са за поддръжка и дезинфекция.

В зависимост от типа бизнес имот, и дали той е собствен, или офис под наем, едни компании решават да вземат краткосрочни решения, съобразени с настоящата ситуация, а други търсят по - устойчиви модели, които да устоят и на бъдещи заплахи за здравето. Методите за това са разнообразни: повече лично пространство, монтиране на системи не просто за по- добра вентилация, а за пречистване на въздуха и елиминиране на патогени и др.

5. Визуализация в офиса

Много компании използват маркировка за спазване на дистанция, която спомага да се предотврати риска от струпването на потока от хора. В по-големите корпорации, насочването на поток от хора, още от самото влизане в даденото пространство се оказва ключов елемент. Визуализацията включва различни подходи: обособяване на преградни елементи, обозначителни стикери за самите настилки, както и елементи на визуалната комуникация, които да бъдат поставени на централно място с цел напомняне за спазването на социална дистанция, лична хигиена и т.н.

6. Правила за използване на общите части

Новата реалност поражда необходимостта от въвеждане на правила, свързани с използването на всички общи части в офиса – конферентни зали, санитарни и сервизни помещения, зона за почивка и т.н. Въпреки, че сте запознали служителите си с новите изисквания е препоръчително да бъдат поставени и напомнителни табели за новите изисквания.

7. Чистота и дезинфекция

Една от най- важните противоепидемиологични мерки е поддържане на високо ниво на хигиена в затворените пространства. Изключително важно е почистването на всички повърхности, до които имат достъп голяма група хора – ключове за осветление, дръжки на врати, шкафове, офис консумативи и други. Може да помислете за: честа смяна на въздушните филтри, поставянето на изтривалки, които да бъдат дезинфекцирани редовно, осигуряване на естествена вентилация, дезинфектанти, мокри кърпи и т.н.

Ежедневното почистване на офиса, редовната дезинфекция, често проветряване на помещенията са наложителни ежедневни мерки за поддържане на здравословна среда.

8. Зали за конференции и бизнес срещи от нов тип

Събиранията на множество хора във вътрешни пространства определено е най-благоприятната среда за по-бързото разпространение на COVID-19. Именно затова, компаниите ще трябва да бъдат по прецизни в избора си на търсене на офис под наем. Ако ви предстои, внимателно трябва да помислите как ще организирате бъдещите си конферентни срещи. Наличието на голяма зала за работни събирания, която ще позволи на служителите социално дистанциране от останалите участници в срещата е тази, която ще придаде стойност на бизнес имота.

Много вероятно е все повече работни места да бъдат проектирани така, че да се разполага и с външни пространства, които да се използват като помещения за фирмени събития от различен тип.

9. Внедряване на нови офис технологии

В днешното дигитално общество, технологиите се разработват с ускорена скорост, за да откликнат на множеството нови предизвикателствата, изправени пред бизнеса от различен характер. В контекста на разпространението на COVID- 19, отлични решения за офиса са т.нар. hands-free и сензорни технологии, които управляват осветление, врати, кранове, водни охладители и т.н.

Напълно реалистино е такива технологии не просто да станат предпочитани, но и да се превърнат в норма, защото елиминират възможността повърхностите да се използват от голяма група хора, което от своя страна спомага за елиминиране риска на събиране и предаване на бактерии.

10. Използване на нови софтуерни решения

По време на извънредната ситуация бизнесът разчиташе изцяло на софтуери и приложения за дистанционни разговори и срещи, които позволиха на екипите да продължат да работят със свои партньори. Много компании вече са превърнали в практика използването на програми като Zoom и Slack, за да намалят събиранията на група от много хора.

Прeдизвикaтeлcтвoтo, нaрeчeнo „кoрoнaвируc”, изправи пред изпитание всички, но най-вече работодателите, защото независимо дали разполагат със собствен бизнес имот, или се помещават в офис под наем, те са изправени пред отговорната и нелека задача да рeoргaнизирaт прoцeca нa рaбoтa по най-успешния, но и безопасен начин.

Можете да разгледате нашите актуални предложения за офис простраства